Scénario

Dans cet exercice, Dominique Skyetson veut commencer à explorer les bibliothèques de documents SharePoint Online. Pour en comprendre le fonctionnement, Dominique va créer une bibliothèque en utilisant le portail SharePoint Online admin center.

Tâche 1 - Créer une bibliothèque de documents dans le SharePoint admin center

Dans cette tâche, vous allez utiliser le portail Sharepoint admin center pour créer une bibliothèque de documents sur le site du service formation de ib Cegos Workshop.

  1. Sur la machine LON-CL1, les portails Microsoft 365 admin center et Sharepoint admin center devraient être resté ouverts dans votre navigateur (et vous devriez y être connecté avec le compte de Dominique Skyetson).
  2. Dans le menu de navigation du Sharepoint admin center, cliquez sur le choix Active sites dans le groupe d'options Sites.
  3. Cliquez sur l'url ../sites/Formation du site Formation de ib Cegos Workshop. Le site Formation va s'ouvrir dans un nouvle onglet de votre navigateur.
  4. sur la barre de menu du site, cliquez sur + New puis Document library.
  5. Cliquez sur la tuile Learning de la section From Microsoft.
  6. Sur la page Learning, cliquez sur le bouton Use template.
  7. sur le panneau suivant, saisissez les informations suivantes avant de cliquer sur Create.
    • Name : Stages
    • Description : Ici seront conservés les documents nécessaires aux stages ib Cegos Workshop.
  8. La nouvelle bibliothèque est affichée et elles est accessible depuis le menu de navigation du site Formation.

Tâche 2 - Chargement de documents dans la bibliothèque

  1. Cliquez sur le bouton + New et sélectionnez Folder.
  2. Dans le panneau Create a folder, saisissez CVs dans le champ Name et choisissez une couleur avant de cliquer sur Create
  3. Une fois le dossier créé, cliquez sur son nom pour accéder à son contenu.
  4. Ouvrez un autre onglet dans votre navigateur Internet et saisissez l'adresse suivante pour télécharger les exemples de cet atelier : https://raw.githubusercontent.com/renaudwangler/ib-labs/master/ms365/sharepointDocs.zip
  5. Après avoir appuyé sur [entrée], ouvrez le dossier Downloads sur LON-CL1 (vous pouvez le faire simplement en cliquant sur l'icône de dossier dans la notification qui apparait en haut à droite de votre navigateur).
  6. Faites un clic-droit sur le fichier SharepointDocs.zip et cliquez sur Extract all.
  7. Dans la fenêtre **Extract Compressed (Zipped) Folders, désectionnez la case Show extracted files when complete et cliquez sur le bouton Extract.
  8. Vous pouvez fermer la fenêtre Extract de l'explorateur de fichier et revenir sur l'onglet Formation - CVs de votre navigateur.
  9. Cliquez sur Upload pour choisir Files
  10. Dans la fenêtre Open, ouvrez le dossier sharepointDocs dans Downloads de LON-CL1 (à l'adresse C:\Users\Administrator.ADATUM\Downloads\sharepointDocs)
  11. Sélectionnez tous les (6) fichiers du dossier (en utilisant, par exemple [Ctrl]+Clic) et cliquez sur Open
  12. attendez que les six fichiers apparaissent dans le dossier Cvs.

Tâche 3 - Ajout de colonnes

  1. Dans le menu du dossier CVs du site Formation, cliquez sur le titre de colonne Name et sélectionnez Column settings puis Add a column.
  2. Dans le popup Create a column, sélectionnez le type Text avant de cliquer sur Next.
  3. dans le panneau Create a column saisissez les informations suivantes avant de cliquer sur le bouton Save.
    • Name : Formateur/trice
    • Description : Nom du postulant
    • Type : Single line of text
    • Default value : [vide]
    • Use calculated value : décochée
  4. cliquez de nouveau sur le titre de colonne Name et sélectionnez Column settings puis Add a column.
  5. Dans le popup Create a column, sélectionnez le type Choice avant de cliquer sur Next.
  6. dans le panneau Create a column saisissez les informations suivantes avant de cliquer sur le bouton Save.
    • Name : Validé(e)
    • Description : Intervenant validé par ib Cegos Workshop
    • Type : Choice
    • Choices :
      • cliquez sur Choice 1 et saisissez Non. Cliquez sur la palette en bout de ligne et sélectionnez la seconde couleur (Red).
      • Cliquez sur Choice 2 et saisissez Oui
      • Cliquez sur la croix en fin de la ligne CHoice 3 pour supprimer ce choix.
    • Can add values manually : Décochée
    • Default value : Non
    • Use calculated value : décochée

Tâche 4 - Edition des informations de la bibliothèque

  1. Cliquez sur la case au début de la ligne des titres (avant Name) pour sélectionner tous les documents.
  2. Cliquez sur l'icone Details en fin de la ligne de menu du dossier pour ouvrir le panneau de détails.
  3. Sur le panneau Bulk edit properties qui s'affiche, cliquez sur le dernier champ Validé(e) pour sélectionner Non avant de cliquer sur Save.
  4. Cliquez ensuite sur la croix de fermeture en haut à droite du panneau Bulk edit properties pour le fermer.
  5. Déselectionnez l'ensemble des fichiers (à l'aide de la case à cocher de sélection dans la ligne de titres)
  6. Cliquez sur les points de suspension en regard du second nom de fichier Bold food service[...] pour sélectionner Details
  7. Sur le panneau de détails qui apparait, Cliquez sur le champ Formateur/trice pour y saisir Victoria Burke
  8. cliquez sur la valeur Non en dessous de Validé(e) pour sélectionner Oui.
  9. Cliquez sur les points de suspension en regard du quatrième nom de fichier Modern nursing[...] pour sélectionner Details
  10. Sur le panneau de détails qui apparait, Cliquez sur le champ Formateur/trice pour y saisir Kristi Laar
  11. cliquez sur la valeur Non en dessous de Validé(e) pour sélectionner Oui.

Tâche 5 - Création d'une nouvelle vue

  1. Cliquez sur All Documents en fin de la ligne de menu du dossier pour sélectionner Create new view.
  2. Sur la fenêtre Create view qui apparaît, saisissez les informations suivantes avant de cliquer sur le bouton Create :
    • Add a view name here : Intervenants validés
    • Show as : List
    • Make this a public view : Sélectionnée.
  3. Cliquez sur Intervenants validés en fin de la ligne de menu du dossier pour sélectionner Edit current view.
  4. Sur l'onglet Edit View qui s'est ouvert, sélectionnez uniquement les colonnes suivantes pour être affichées (sous Columns):
    • Type (icon linked to document)
    • Name (linked to document with edit menu)
    • Validé(e)
    • Formateur/trice
  5. Sous Filter cliquez sur Show items only when the following is true
  6. Sous Show the items when column, sélectionnez validé(e)
  7. Sous is equal to, saisissez Oui
  8. Tout en base de l'onglet d'édition, cliquez sur le bouton OK.
  9. Vous pouvez fermer l'onglet du navigateur qui a servi à éditer la vue.
  10. De retour sur l'onglet d'affichage des documents, vous pouvez rafraichir la page et vous ne devriez plus voir que les deux documents marqués validé.

Résultat

Après avoir réalisé cet exercice, vous devriez savoir créer et utiliser des bibliothèques de documents sur Sharepoint Online.

Vous pouvez poursuivre par l'exercice 3 - Définition des autorisation